Když ve výrobě nebo ve skladu chybí lidé, problém se většinou neukáže jen na personálním oddělení. Velmi rychle se promítne do celého provozu. Zpomalí se směna, přetíží se stávající tým, roste tlak na vedoucí, přibývá přesčasů a každé další zdržení stojí firmu čas i energii. V takové chvíli chce většina firem hlavně jedno: doplnit lidi co nejrychleji.
Jenže právě tady často vzniká první chyba. Firma začne řešit nábor pod tlakem a soustředí se jen na rychlost. Výsledkem pak bývá chaos, zbytečné zdržení, nejasná komunikace a kandidáti, kteří sice projdou prvním kolem, ale do provozu nakonec dobře nezapadnou. Rychlý nábor totiž neznamená automaticky funkční nábor. A ve výrobě nebo ve skladu je ten rozdíl vidět velmi rychle.
Proč se nábor často zbytečně protahuje
Na první pohled to může vypadat jednoduše. Firma potřebuje lidi, zveřejní nabídku a čeká, kdo se ozve. V praxi ale bývá problém už v tom, že není úplně jasné, koho přesně hledá. Jiné požadavky má provoz na picker, jiné na skladníka, jiné na řidiče VZV a jiné na pracovníka do výroby. Pokud není pozice popsaná konkrétně, nábor se zpomaluje hned na začátku.
Další problém bývá v tom, že se dlouho ladí detaily až ve chvíli, kdy se už řeší kandidáti. Místo aby byly předem připravené informace o směnách, mzdě, místě výkonu práce, způsobu zaučení nebo nástupu, začíná se to řešit až v průběhu. Kandidát se ptá, náborář něco dohledává, vedoucí provozu něco doplňuje, pak se čeká na potvrzení a celý proces ztrácí tempo. To je přesně chvíle, kdy firma často přichází o lidi, kteří mezitím odejdou jinam.
Protahování náboru souvisí i s tím, že do něj vstupuje příliš mnoho lidí bez jasného rozdělení rolí. Jeden člověk řeší inzerci, druhý provoz, třetí schvaluje podmínky a čtvrtý komunikuje s kandidáty. Pokud mezi nimi není rychlá návaznost, proces se rozpadá do mnoha drobných kroků, které zvenku vypadají nenápadně, ale uvnitř firmy stojí hodně času.
Kde ve výrobě a skladu nejčastěji vzniká chaos
Chaos většinou nevzniká tím, že firma nemá zájem situaci řešit. Vzniká spíš tím, že potřebuje jednat rychle, ale nemá připravený jednoduchý systém. Ve výrobních a skladových pozicích bývá problém hlavně tam, kde se role náboru a provozu překrývají, ale nejsou dobře sladěné.
Typická situace vypadá tak, že vedoucí provozu potřebuje doplnit směnu co nejdřív, ale HR ještě nemá všechny podklady. Nebo naopak HR pošle kandidáta, ale provoz není připravený na nástup, zaškolení nebo převzetí člověka na místě. Kandidát pak dostává neúplné informace, neví, co ho čeká, a firma musí během několika dnů hasit věci, které šlo připravit dopředu.
Častý problém bývá i u komunikace směrem ven. Firma sice ví, že hledá lidi do skladu nebo výroby, ale kandidátovi nedokáže jednoduše vysvětlit, jak bude práce skutečně vypadat. A když nejsou srozumitelné základní informace, roste počet dotazů, nejistoty a odpadlých uchazečů.
Co je dobré připravit ještě před spuštěním náboru
Aby nábor nefungoval jako improvizace, je potřeba mít předem připravené alespoň základní rámce. Firma by měla přesně vědět, jaká je náplň práce, jaké jsou podmínky, co je pro pozici skutečně důležité a co už je jen výhoda. Právě tady se často ztrácí nejvíc času, protože se hledá „ideální kandidát“, ale přitom není jasné, co musí opravdu splňovat.
Důležité je mít jasno v tom, jak vypadá směnný režim, kolik lidí je potřeba, jak rychle mohou nastoupit, jaké jsou mzdové podmínky a kdo je převezme v provozu. Pokud firma zaměstnává i pracovníky z jiných zemí, musí být jasně připravené i praktické věci kolem komunikace, dokumentů nebo případného ubytování.
Ve chvíli, kdy jsou tyto informace nachystané předem, jde vše rychleji. Kandidát dostává srozumitelnou nabídku, náborová komunikace se zkracuje a provoz ví, s čím má počítat. Nábor pak není o hledání odpovědí za pochodu, ale o rozhodování mezi vhodnými lidmi.
Jak snížit ztrátu interní kapacity
Tohle je pro firmy často důležitější, než se na začátku zdá. Samotné hledání lidí je jen jedna část problému. Druhá část je čas a energie, které do toho musí dát interní tým. Když vedoucí směny, mistr, HR i administrativa řeší každou drobnost zvlášť, nábor se stává drahým i tehdy, když to na první pohled není vidět.
Snížit interní zátěž se dá hlavně tím, že se proces zjednoduší. Není potřeba mít deset kroků tam, kde stačí čtyři. Pokud firma ví, kdo schvaluje podmínky, kdo komunikuje s kandidáty a kdo řeší nástup, ušetří tím spoustu zbytečného času. Velmi pomáhá i to, když jsou dopředu připravené podklady pro kandidáty a není nutné každému všechno vysvětlovat znovu od nuly.
Ve výrobě a skladu navíc často nejvíc trpí právě lidé, kteří by se měli věnovat provozu. Místo toho řeší životopisy, telefonáty, nástupy, směny a organizaci prvních dní. Pokud se podaří tuto část procesu odlehčit, firma nezíská jen rychlejší nábor, ale i klidnější fungování uvnitř týmu.
Kdy má smysl zapojit agenturu
Ne každá firma potřebuje agenturu při každém náboru. Pokud má stabilní tým, dostatek interní kapacity a obsazuje jednotlivé pozice bez většího tlaku, zvládne si mnoho věcí řešit sama. Situace se ale mění ve chvíli, kdy je potřeba jednat rychle, doplnit více lidí najednou nebo zvládnout nábor bez toho, aby tím začal trpět běžný chod firmy.
Agentura dává smysl hlavně tehdy, když firma potřebuje zkrátit reakční dobu, zjednodušit komunikaci a přenést část operativy na někoho, kdo se náboru věnuje průběžně. Velkou výhodou je i to, když agentura rozumí konkrétním typům provozu a nepracuje jen s obecnými profily. U výroby a skladu totiž často nerozhoduje jen to, jestli někdo hledá práci, ale i to, jestli zvládne tempo, směny, náplň práce a praktickou stránku nástupu.
Dobře nastavená spolupráce s agenturou by neměla firmě přidělávat další vrstvu administrativy. Naopak by měla pomoci odstranit chaos, zrychlit výběr a ulevit internímu týmu tam, kde je nejvíc přetížený.
Jak poznat, že nábor funguje správně
Funkční nábor se nepozná jen podle toho, že se rychle ozve několik kandidátů. Důležité je, aby firma dostávala lidi, kteří dávají smysl pro konkrétní provoz, aby byla komunikace přehledná a aby nástup neznamenal další sérii improvizací. Pokud firma musí u každého člověka znovu řešit základní informace, měnit podmínky za pochodu nebo opakovaně vysvětlovat totéž, proces ještě není nastavený dobře.
Naopak dobře fungující nábor bývá poznat podle toho, že provoz ví, co čekat, kandidát má jasné informace a interní tým nemusí každou fázi řešit pod tlakem. To je ve výrobě a skladu často důležitější než samotný počet odpovědí na inzerát.
Závěr
Obsadit výrobu nebo sklad rychle je možné. Aby to ale fungovalo dlouhodobě a bez zbytečného chaosu, nestačí jen spustit inzerci a čekat, kdo se ozve. Důležité je mít dopředu jasno v tom, koho firma hledá, jaké podmínky nabízí, kdo řeší komunikaci a jak bude vypadat nástup v praxi.
Čím lépe je proces připravený, tím menší je ztráta času, energie a interní kapacity. A právě v tom bývá rozdíl mezi náborem, který jen zabírá pozornost, a náborem, který opravdu pomáhá provozu fungovat.
